Gestión de Asignaciones

La Asignación es el corazón del flujo operativo en Sfero. Sin asignación, no hay evaluación. Como Gestor, usted es responsable de planificar, distribuir y dar seguimiento al trabajo de campo de su equipo.

Objetivo

Planificar y ordenar la ejecución de evaluaciones, asignando las tareas correctas a las personas correctas en el momento adecuado.

¿Qué es una Asignación?

Una asignación es una orden de trabajo digital que contiene:

Qué se va a evaluar (el objeto/sujeto)
Cómo se va a evaluar (la plantilla/formulario)
Quién lo va a hacer (el evaluador)
Cuándo debe estar listo (fecha límite)

Analogía: Es como un pedido de trabajo en una fábrica. Usted (Gestor) es el planificador de producción, y los evaluadores son los operarios que ejecutan según sus instrucciones.

Flujo Completo del Ciclo de Asignación

1. Planificación (Antes de Crear la Asignación)

Preguntas que debe hacerse:

¿Qué necesito saber? → Define el tipo de evaluación
¿Dónde/quién será evaluado? → Identifica los objetos/sujetos
¿Qué plantilla usar? → Selecciona o crea la plantilla adecuada
¿Quién tiene capacidad y conocimientos? → Asigna al evaluador correcto
¿Cuánto tiempo tomará? → Establece plazos realistas

Ejemplo Práctico:

Necesito evaluar el estado de 10 edificios residenciales este mes. Tengo 3 evaluadores disponibles. Usaré la plantilla “Evaluación Infraestructura PH”. Asignaré 4 edificios a Juan, 3 a María, 3 a Pedro. Plazo: 15 días.

2. Creación de la Asignación

Inputs Requeridos

Campo	Descripción	Ejemplo	Notas Importantes
Tipo de Evaluación	Categoría de la evaluación	”Auditoría”, “Inspección”	Define el contexto
Sujeto de Evaluación	Qué o quién se va a evaluar	”Edificio Torres del Norte”	Debe existir previamente
Plantilla	El formulario que se usará	”Evaluación PH Estándar”	Debe estar creada previamente
Alcance / Nombre	Identificador de la asignación	”Auditoría Q1 2024”	Ayuda a organizar y buscar
Descripción (Opcional)	Instrucciones adicionales	”Enfocada en áreas comunes…”	El evaluador lo verá
Período (Opcional)	Marco temporal de la evaluación	”Enero 2024”, “Semana 5”	Referencia temporal
Naturaleza	Clasificación específica	”Preventiva”, “Rutinaria”	Ayuda en reportes
Evaluador Asignado	Quién realizará la tarea	”María González”	Debe tener rol de Evaluador
Fecha Límite	Cuándo debe completarse	”dd/mm/yyyy”	Fecha de vencimiento

Flujo Paso a Paso

Navegue a “Asignaciones” en el menú lateral
Clic en el botón “Nueva Asignación”
Complete el formulario con los datos requeridos:
- Seleccione el Tipo de Evaluación, Sujeto y Plantilla
- Defina el Alcance / Nombre y (opcionalmente) la Descripción y Período
- Seleccione la Naturaleza y el Evaluador Asignado
- Establezca la Fecha Límite
Haga clic en “Crear Asignación”

3. Estados del Ciclo de Vida

Una vez creada, la asignación pasa por estos estados:

Estado	Significado	Qué Ver en el Dashboard	Acción Esperada
Asignado	Asignada y notificada, pero el evaluador aún no ha iniciado	Badge azul “Asignado”	El evaluador debe iniciar la inspección
Iniciado	El evaluador ha comenzado a responder el formulario	Badge ámbar “Iniciado”	El evaluador está trabajando
Terminado	El evaluador finalizó y sincronizó la evaluación	Badge verde “Terminado”	Listo para revisión y análisis
Borrador	La asignación está incompleta o guardada localmente	Badge gris “Borrador”	Completar la creación o sincronización
Pausado	La ejecución ha sido detenida temporalmente	Badge ámbar “Pausado”	Decidir si reanudar o cancelar
Cancelado	La asignación ha sido anulada definitivamente	Badge rojo “Cancelado”	Ninguna (histórico)

Nota sobre Vencimiento: Si una asignación supera su fecha límite, el estado no cambia automáticamente, pero la Fecha Límite se mostrará en rojo para alertar sobre el retraso.

Importante: Los estados son automáticos. Usted no los cambia manualmente; el sistema lo hace según las acciones del evaluador.

4. Seguimiento y Monitoreo

Dónde Ver el Avance

Dashboard → Funnel de Asignaciones:

Creadas: X asignaciones → Evaluadores que no han iniciado
En Curso: Y asignaciones → Trabajo en progreso
Terminadas: Z asignaciones → Listas para revisión

Clic en cada barra para ver el detalle de las asignaciones en ese estado específico.

Situaciones que Debe Atender

Asignaciones vencidas (fecha límite pasada)
Evaluadores con muchas asignaciones pendientes (sobrecarga)
Asignaciones en estado “Iniciado” por más de 3 días (posible problema)

Estrategias de Asignación

1. Asignación Individual vs Masiva

Individual: Cree una asignación a la vez

Ventaja: Control total, personalización
Cuándo: Evaluaciones urgentes, casos especiales

Masiva (Recomendado para operaciones grandes):

Planifique todas las asignaciones del período (semanal/mensual)
Distribuya equitativamente entre evaluadores
Use fechas límite escalonadas para evitar cuellos de botella

Ejemplo de Asignación Masiva Semanal:

Lun-Mié: Juan (5 edificios) → Fecha límite: Viernes
Mié-Vie: María (4 edificios) → Fecha límite: Lunes próximo
Toda la semana: Pedro (3 edificios complejos) → Fecha límite: Miércoles próximo

2. Criterios para Asignar al Evaluador Correcto

Considere:

Experiencia: Casos complejos → Evaluadores senior
Ubicación geográfica: Asigne objetos cercanos para reducir desplazamientos
Carga de trabajo actual: Distribuya equitativamente (ver Dashboard)
Especialización: Evaluaciones técnicas → Evaluadores capacitados

Evite:

Asignar siempre al mismo evaluador (sesgo, cansancio)
Sobrecargar por urgencia (calidad se degrada)
Asignar objetos muy lejanos a un evaluador (ineficiencia)

3. Planificación de Plazos Realistas

Regla General:

Evaluación simple (15-20 preguntas): 1-2 días
Evaluación estándar (30-40 preguntas): 3-5 días
Evaluación compleja (50+ preguntas, fotos): 5-7 días

Considere factores externos:

Disponibilidad del objeto (ej: edificio cerrado los fines de semana)
Distancias de desplazamiento
Feriados o días no laborables

Tip: Agregue 1-2 días de “colchón” para imprevistos.

Output Esperado

Al crear una asignación:

“Asignación creada exitosamente”

Efectos inmediatos:

La asignación aparece en su lista con estado “Asignado” o “Iniciado”
El evaluador seleccionado ve la nueva tarea en su dispositivo la próxima vez que sincronice
Se activa el contador de plazo (días restantes hasta fecha límite)

Notificaciones (si están configuradas):

El evaluador recibe un email/notificación push (según configuración del sistema)
Usted recibe confirmación de creación

Modificación y Cancelación

¿Puedo editar una asignación ya creada?

Sí, pero con limitaciones:

Antes de que el evaluador empiece: Puede editarla completamente
Si está “Iniciado”: Solo puede cambiar la fecha límite o agregar notas
Si está “Terminado”: No se puede editar (usar eliminación y recreación solo en casos excepcionales)

¿Cómo cancelar una asignación?

Localice la asignación en el listado
Clic en el menú de opciones (⋮)
Seleccione “Eliminar” o “Cancelar”
Confirme la acción

Advertencia: Si el evaluador ya inició el trabajo, se perderá el progreso. Use con precaución.

Casos de Uso Comunes

Caso 1: Evaluación Mensual Recurrente

Escenario: Evalúa 20 edificios todos los meses.

Estrategia:

Día 1 del mes: Crear las 20 asignaciones
Distribuir: 6-7 asignaciones por evaluador (3 evaluadores)
Fecha límite: Día 25 del mes
Usar siempre la misma plantilla para consistencia

Caso 2: Auditoría Sorpresa Urgente

Escenario: Debe evaluar un edificio hoy por queja.

Estrategia:

Crear asignación individual
Asignar al evaluador más cercano geográficamente
Fecha límite: Hoy + 4 horas
Agregar en descripción: “URGENTE: Queja de vecino”

Caso 3: Capacitación de Nuevo Evaluador

Escenario: Tiene un evaluador nuevo que debe entrenar.

Estrategia:

Asignar 2-3 objetos “fáciles” (edificios pequeños, buen estado)
Usar plantilla simple para comenzar
Fecha límite amplia (7-10 días)
Hacer seguimiento diario del avance

Solución de Problemas

Problema	Causa Probable	Solución
”El evaluador no ve la asignación”	No sincronizó su app	Instruya al evaluador que abra la app y espere la sincronización
”No aparece la plantilla que quiero usar”	La plantilla no fue creada o está en otro Workspace	Verifique en Templates que exista y pertenezca al Workspace correcto
”No puedo seleccionar un objeto”	El objeto no existe o está archivado	Vaya a “Objetos de Evaluación” y verifique que esté activo
”Error al crear asignación”	Campos incompletos o fecha inválida	Revise que la fecha límite sea futura y todos los campos estén completos
”La asignación quedó en ‘Borrador’ por semanas”	Evaluador tiene problemas de conexión	Contacte al evaluador, puede haber un problema técnico offline
”Necesito reasignar a otro evaluador”	El evaluador original no puede completarla	Cancele la asignación original y créela de nuevo con otro evaluador

Mejores Prácticas

Planificación Semanal

Dedique 30 min todos los lunes a crear las asignaciones de la semana
Revise el Dashboard todos los días a la misma hora (ej: 9am)
Use nombres descriptivos para las asignaciones (“Inspección Edificio A - Semana 4”)

Comunicación con Evaluadores

Al crear asignaciones urgentes, notifique personalmente (WhatsApp, llamada)
Use el campo “Descripción” para instrucciones especiales
Si cambia plazos, comuníquelo al evaluador

Distribución Equitativa

Rote los objetos complejos entre evaluadores (no siempre al mismo)
Balancee cantidad vs complejidad (no solo contar asignaciones)

Revisión y Aprendizaje

Semanalmente, revise qué asignaciones se vencieron y por qué
Ajuste sus plazos y distribución según el aprendizaje

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo asignar el mismo objeto a dos evaluadores diferentes? R: Sí, puede crear múltiples asignaciones del mismo objeto. Útil para auditorías dobles o segundas opiniones.

P: ¿Qué pasa si el evaluador no completa a tiempo? R: La asignación mantiene su estado actual (ej: “Asignado” o “Iniciado”), pero la fecha de vencimiento aparecerá en rojo para indicar el retraso. No se bloquea automáticamente.

P: ¿Puedo ver TODAS las asignaciones de la organización o solo las del Workspace? R: Solo las del Workspace actual. Si tiene acceso a múltiples Workspaces, debe cambiar de contexto para ver otras.

P: ¿Las asignaciones tienen prioridades (alta/media/baja)? R: Actualmente no hay sistema de prioridades integrado. Use el campo “Nombre” o “Descripción” para indicarlas (ej: “[URGENTE] Inspección…”).

P: ¿Cómo evito que un evaluador vea asignaciones de otro? R: Los evaluadores solo ven SUS asignaciones individuales. No pueden ver las de otros colegas.