Gestión de Plantillas (Templates)

Como Gestor, usted tiene la exclusiva responsabilidad de diseñar los instrumentos de recolección de datos. Las plantillas son los formularios que sus evaluadores diligenciarán en campo, y su correcta estructura es fundamental para obtener información de calidad.

Objetivo

Crear formularios personalizados que se ajusten exactamente a las necesidades de evaluación de su organización, utilizando Excel o Google Sheets como herramienta de diseño.

¿Por qué usar Excel o Google Sheets?

Sfero utiliza un sistema de importación inteligente que le permite diseñar plantillas en formatos familiares y ampliamente utilizados. Esto significa que:

• No necesita aprender una nueva interfaz de diseño
• Puede trabajar offline en Excel
• Puede colaborar en tiempo real con Google Sheets
• Puede reutilizar plantillas físicas existentes adaptándolas al formato digital

NUEVO: También puede usar Generación con IA para crear plantillas en 30 segundos desde una descripción de texto.

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Método 1: Importar desde Excel

Cuándo usar Excel

• Cuando tiene plantillas existentes en papel que quiere digitalizar
• Cuando prefiere trabajar offline
• Cuando necesita control total sobre la estructura antes de importar

Proceso

1. Descargue la plantilla de ejemplo (si está disponible en el sistema)
2. Complete las filas siguiendo la estructura de columnas (ver sección “Estructura de la Plantilla” abajo)
3. Guarde como .xlsx
4. Importe desde Sfero

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Método 2: Importar desde Google Sheets

Cuándo usar Google Sheets

• Cuando trabaja en equipo y necesita colaboración en tiempo real
• Cuando quiere actualizar la plantilla fácilmente sin volver a subirla
• Cuando el archivo es muy grande y prefiere mantenerlo en la nube

Proceso

1. Cree una hoja en Google Sheets con la estructura requerida
2. Comparta la hoja con permisos de “Cualquiera con el enlace puede ver”
3. Copie el enlace de la hoja
4. En Sfero, seleccione “Importar Google Sheet” y pegue el enlace

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Método 3: Generación con IA (RECOMENDADO)

Cuándo usar IA

• Primera vez creando una plantilla: La IA conoce las mejores prácticas
• Necesita rapidez: De idea a plantilla lista en 30 segundos
• No está seguro de la estructura: La IA genera preguntas relevantes automáticamente
• Quiere variedad: Genere varias versiones y elija la mejor

Ventajas sobre Excel/Sheets

• Velocidad: 30 segundos vs 2-3 horas diseñando manualmente
• Sin errores de estructura: La IA nunca olvida columnas requeridas
• Mejores prácticas integradas: Preguntas optimizadas para análisis
• Editor visual incluido: Refine después de generar

Proceso de Generación

Paso 1: Acceder al Generador

1. Vaya a Plantillas → Nueva Plantilla
2. Seleccione la opción “Generar con IA”

Paso 2: Describir su Plantilla

Complete el formulario con 4 campos:

Campo	Qué Escribir	Ejemplo
Tema o Propósito	Descripción de qué se va a evaluar	”Inspección de Seguridad Industrial en plantas manufactureras”
Tipo de Objeto	Seleccione de la lista	”Planta Industrial”, “Edificio”, etc.
Audiencia/Rol (Opcional)	Quién será evaluado o qué rol hace la inspección	”Técnico de Seguridad”, “Supervisor de Planta”
Tono	Estilo de las preguntas	Profesional / Estricto-Auditoría / Amigable-Feedback / Técnico

Ejemplo de buen prompt:

Tema: Evaluación de desempeño para vendedores de retail
Tipo: Empleado
Audiencia: Vendedor
Tono: Amigable / Feedback

Ejemplo de prompt complejo:

Tema: Auditoría de cumplimiento ISO 9001 en línea de producción alimenticia,
      enfocada en trazabilidad, higiene y control de calidad
Tipo: Planta Industrial
Audiencia: Auditor Externo
Tono: Estricto / Auditoría

Paso 3: Generar

1. Haga clic en “Generar plantilla”
2. Espere 15-30 segundos mientras la IA estructura las preguntas
3. Verá un mensaje: “Generando Plantilla Inteligente…”

Paso 4: Revisar y Editar

La IA abrirá automáticamente el Editor Visual con la plantilla generada. Aquí puede:

• Editar textos de preguntas
• Agregar nuevas preguntas o secciones
• Eliminar preguntas irrelevantes
• Reordenar preguntas arrastrando
• Cambiar tipos de pregunta (scale → yes_no, etc.)

No se preocupe si no es perfecta: La IA genera un punto de partida sólido, pero usted tiene control total para personalizar.

Paso 5: Guardar

1. Revise que el nombre de la plantilla sea descriptivo
2. Haga clic en “Guardar Plantilla”
3. Listo para usar en asignaciones

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Qué Esperar de la IA

La IA generará automáticamente:

• 3-5 secciones lógicas basadas en su tema
• 8-15 preguntas por sección (total: 30-60 preguntas típicamente)
• Mezcla de tipos: Escalas, Sí/No, y opciones múltiples
• Preguntas críticas marcadas como obligatorias
• Descripciones contextuales en preguntas complejas

Ejemplo de salida para “Evaluación de Local Comercial”:

Sección 1: Infraestructura
  - ¿Las instalaciones eléctricas están en buen estado? (yes_no)
  - Estado general del local (scale 1-5)
  - Condición de baños y áreas comunes (select: Excelente/Bueno/Regular/Malo)

Sección 2: Seguridad
  - ¿Hay extintores vigentes? (yes_no, obligatorio)
  - ¿Señalización de emergencia visible? (yes_no, obligatorio)
  - Calificación de riesgo percibido (scale 1-10)

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Comparación de Métodos

Característica	Excel Manual	Google Sheets	Generación con IA
Tiempo de creación	2-3 horas	2-3 horas	30 segundos
Requiere conocimiento técnico	Sí	Sí	No
Errores de estructura	Comunes	Comunes	Cero
Personalización post-generación	Total	Total	Total (editor visual)
Colaboración en tiempo real	No	Sí	No (pero rápido de regenerar)
Mejores prácticas integradas	Manual	Manual	Automáticas
Ideal para	Plantillas muy específicas	Trabajo en equipo	Prototipado rápido, primeras versiones

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Recomendación de Flujo de Trabajo

Para la mayoría de casos:

1. Empiece con Generación con IA (30 seg)
2. Refine en el editor visual (5-10 min)
3. Use la plantilla en asignaciones
4. Si necesita cambios mayores más adelante, edite o regenere

Para plantillas muy estandarizadas (ISO, normativas legales):

1. Importe desde Excel con la estructura exacta requerida
2. Mantenga el Excel como fuente de verdad para futuras versiones

Para equipos grandes:

1. Use Google Sheets para diseño colaborativo
2. Importe a Sfero cuando esté lista

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Estructura de la Plantilla

Columnas Requeridas (Estructura Mínima)

Toda plantilla debe tener estas 6 columnas obligatorias. Sin ellas, la importación fallará:

Nombre de Columna	Descripción Detallada	Ejemplo de Valor	Notas
sección	Nombre del grupo principal que agrupa preguntas relacionadas	”Infraestructura”, “Seguridad”, “Limpieza”	Use nombres descriptivos y concisos
ítem_id	Identificador único de cada pregunta	”1.1”, “2.3”, “A-01”	Puede usar números o letras, pero debe ser único
título	El texto de la pregunta que verá el evaluador	”¿El ascensor está operativo?”	Sea claro y específico
tipo_pregunta	Tipo de respuesta esperada	”yes_no”, “scale”, “select”, “text”	Ver tipos válidos abajo
obligatorio	¿El evaluador debe responder obligatoriamente?	“sí”, “no”, “true”, “false”	Acepta múltiples formatos
orden	Orden de aparición en el formulario	1, 2, 3, 4…	Números enteros, define la secuencia

Ejemplo Mínimo (Excel/Sheets)

sección          | ítem_id | título                           | tipo_pregunta | obligatorio | orden
Instalaciones    | 1.1     | ¿Hay acceso para discapacitados? | yes_no        | sí          | 1
Instalaciones    | 1.2     | Estado general de pasillos       | scale         | sí          | 2

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Columnas Opcionales (Estructura Avanzada)

Estas columnas NO son obligatorias, pero le permiten crear formularios más sofisticados y organizados:

Nombre de Columna	Cuándo Usarla	Ejemplo de Valor	Impacto
subsección	Cuando una sección tiene subdivisiones	”Sistemas Eléctricos”, “Áreas Comunes”	Crea subapartados visuales
descripción	Para agregar contexto o ayuda al evaluador	”Verificar certificación vigente del último año”	Muestra un texto de ayuda bajo la pregunta
escala_min	Solo para tipo_pregunta = “scale”	1	Valor mínimo de la escala numérica
escala_max	Solo para tipo_pregunta = “scale”	5	Valor máximo de la escala numérica
opciones	Solo para tipo_pregunta = “select"	"Excelente,Bueno,Regular,Malo”	Opciones separadas por comas
peso	Cuando algunas preguntas son más importantes	2, 3, 1	Número del 1 al 10 (default es 1)

Ejemplo Avanzado (Excel/Sheets)

sección     | subsección        | ítem_id | título                    | descripción                          | tipo_pregunta | escala_min | escala_max | opciones                     | peso | obligatorio | orden
Seguridad   | Extintores        | 2.1     | Estado de los extintores  | Verificar carga y fecha de vigencia  | select        |            |            | Vigente,Vencido,No encontrado| 3    | sí          | 5
Seguridad   | Señalización      | 2.2     | Claridad de señales       |                                      | scale         | 1          | 10         |                              | 2    | sí          | 6

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Tipos de Pregunta Disponibles

1. yes_no (Sí/No)

Uso: Preguntas de verificación binaria.

Columnas requeridas: Solo las 6 básicas.

Ejemplo:

• “¿El extintor está vigente?”
• “¿Hay señalización de emergencia?”

Cómo se ve para el evaluador: Un botón de Sí y uno de No.

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2. scale (Escala Numérica)

Uso: Calificaciones o mediciones graduales.

Columnas requeridas: Las 6 básicas + escala_min + escala_max

Ejemplo:

tipo_pregunta: scale
escala_min: 1
escala_max: 5
título: "Calificación de limpieza general"

Cómo se ve para el evaluador: Una escala visual del 1 al 5 (o el rango que defina).

Notas:

• Los valores min/max deben ser números enteros
• El rango típico es 1-5, pero puede usar 0-10, 1-100, etc.

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3. select (Selección Múltiple)

Uso: Cuando hay opciones predefinidas y el evaluador debe elegir una.

Columnas requeridas: Las 6 básicas + opciones

Ejemplo:

tipo_pregunta: select
opciones: "Excelente,Bueno,Regular,Malo,Pésimo"
título: "Estado de la pintura"

Cómo se ve para el evaluador: Un menú desplegable con las opciones.

Notas:

• Separe las opciones con comas (sin espacios antes/después de las comas)
• Mínimo 2 opciones, máximo recomendado: 10

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4. text (Texto Libre)

Uso: Comentarios abiertos, observaciones detalladas.

Columnas requeridas: Solo las 6 básicas.

Ejemplo:

• “Observaciones adicionales”
• “Descripción del hallazgo”

Cómo se ve para el evaluador: Un campo de texto grande donde puede escribir libremente.

Notas:

• Use con moderación; el análisis de texto libre es más difícil para la IA
• Ideal para comentarios al final de cada sección

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Flujo de Trabajo Completo

Paso 1: Preparar el Archivo

1. Abra Excel o Google Sheets
2. En la primera fila (fila de encabezados), escriba los nombres de las columnas exactamente como se muestran arriba
   • Importante: Use minúsculas y acentos donde corresponda (ej: “sección”, no “Seccion”)
3. Complete las filas con sus preguntas

Paso 2: Validar Localmente

Antes de importar, revise:

• Todas las columnas requeridas están presentes
• Los ítem_id son únicos (no hay duplicados)
• Todos los tipo_pregunta son válidos (yes_no, scale, select, text)
• Las preguntas tipo “scale” tienen escala_min y escala_max
• Las preguntas tipo “select” tienen opciones

Paso 3: Importar a Sfero

1. Navegue a la sección Plantillas en el menú lateral
2. Haga clic en “Nueva Plantilla”
3. Seleccione el método de carga:
   • Subir Excel: Cargue su archivo .xlsx
   • Importar Google Sheet: Pegue el enlace público de la hoja
4. Ingrese el Nombre de la Plantilla (cómo se identificará en el sistema)
5. El sistema validará automáticamente la estructura
6. Si todo es correcto, haga clic en “Crear Plantilla”

Paso 4: Verificación

• La plantilla aparecerá inmediatamente en la lista de plantillas disponibles
• Puede crear una asignación de prueba para verificar que se vea correctamente

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Inputs Requeridos (Resumen)

Input	Descripción	Formato
Archivo Excel	Plantilla en formato .xlsx	Máximo 5 MB
Google Sheet Link	Enlace público a la hoja de Google	URL completa
Nombre de Plantilla	Identificador único dentro del sistema	Texto, máximo 100 caracteres

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Output Esperado

Mensaje de éxito:

“Plantilla creada exitosamente”

Resultado:

• La plantilla aparece inmediatamente en la lista de “Plantillas Disponibles”
• Puede ser seleccionada al crear nuevas asignaciones
• Los evaluadores la recibirán en sus dispositivos al sincronizar

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Consejos y Mejores Prácticas

Organización por Secciones

• Agrupe preguntas lógicamente (Infraestructura, Seguridad, Limpieza, etc.)
• Use subsecciones cuando una sección tenga más de 10 preguntas
• El orden visual en el Excel será el mismo que verá el evaluador

Uso de Pesos

• Asigne pesos más altos (3-5) a preguntas críticas
• Use peso 1 (default) para preguntas informativas
• Esto afectará el cálculo de puntajes finales

Preguntas Obligatorias

• Marque como obligatorias las preguntas esenciales para el análisis
• No haga obligatorias las preguntas de “Observaciones” (tipo text)
• Un buen balance es 70% obligatorias, 30% opcionales

Descripciones Útiles

• Use la columna “descripción” para:
  • Aclarar criterios de evaluación
  • Indicar normativa o estándar de referencia
  • Dar ejemplos de qué buscar

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Solución de Problemas

Mensaje de Error	Causa Probable	Solución Detallada
”Columnas requeridas faltantes: sección, título”	El Excel no tiene todas las columnas obligatorias	Verifique que la primera fila tenga exactamente: sección, ítem_id, título, tipo_pregunta, obligatorio, orden
”Tipo de pregunta inválido en fila 5: ‘escala‘“	Escribió el tipo en español o con mayúsculas	Use exactamente: yes_no, scale, select, o text (en minúsculas, en inglés)
“Para preguntas tipo scale, debes especificar escala_min y escala_max”	Tiene una pregunta con tipo_pregunta=“scale” pero falta min o max	Agregue las columnas escala_min y escala_max con valores numéricos
”Google Sheet Privado”	El enlace no tiene permisos públicos	En Google Sheets: Compartir → Cambiar a “Cualquiera con el enlace puede ver"
"El archivo Excel está vacío”	No hay datos en el archivo	Verifique que haya al menos una fila de encabezados y una de datos
”Item inválido: debe tener id, título y tipo”	Hay una fila con celdas vacías en columnas críticas	Complete todos los campos obligatorios en todas las filas
”Formato Inválido”	Error genérico de estructura	Descargue una plantilla de ejemplo del sistema y copie la estructura exacta

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Caso de Uso: Evaluación de Condominios

Escenario: Necesita crear una plantilla para evaluar el estado de edificios residenciales.

Estructura recomendada:

sección          | subsección       | ítem_id | título                          | tipo_pregunta | escala_min | escala_max | obligatorio | orden
Infraestructura  | Ascensores       | 1.1     | ¿Ascensor principal operativo?  | yes_no        |            |            | sí          | 1
Infraestructura  | Ascensores       | 1.2     | Estado de conservación          | scale         | 1          | 5          | sí          | 2
Infraestructura  | Escaleras        | 1.3     | Limpieza de escaleras           | scale         | 1          | 5          | sí          | 3
Seguridad        | Extintores       | 2.1     | Extintores vigentes             | yes_no        |            |            | sí          | 4
Seguridad        | Extintores       | 2.2     | Cantidad de extintores          | text          |            |            | no          | 5
Áreas Comunes    |                  | 3.1     | Estado general de jardines      | select        |            |            | sí          | 6

Opciones para 3.1: “Excelente,Bueno,Regular,Requiere mantenimiento”

Este ejemplo cubre los tipos principales y muestra cómo combinar secciones/subsecciones.

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Exportar a Excel

Si necesita modificar una plantilla existente o quiere guardar una copia de respaldo de su estructura, puede exportarla a formato Excel (.xlsx).

Proceso de Exportación

1. Vaya a Plantillas en el menú lateral.
2. Busque la plantilla que desea exportar en la lista de “Plantillas Existentes”.
3. Haga clic en el menú de acciones (los tres puntos ... a la derecha).
4. Seleccione la opción “Exportar (Excel)”.
5. Se descargará un archivo .xlsx con la estructura exacta de la plantilla.

Casos de Uso

• Modificar una plantilla: Exporte la plantilla actual, realice los cambios en Excel, y luego importe el archivo como una “Nueva Versión” desde el menú de la plantilla.
• Respaldo de versiones: Mantenga un registro local de las diferentes versiones de sus formularios.
• Compartir estructuras: Envíe el archivo Excel a otros Gestores que puedan necesitar usar la misma estructura.

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Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo editar una plantilla después de importarla?
R: Para realizar cambios masivos o de estructura, lo recomendable es Exportar a Excel la plantilla, realizar los cambios en el archivo, y luego utilizar la opción “Nueva Versión” o “Subir Nueva Versión” para cargar el Excel modificado.

P: ¿Cuántas preguntas puede tener una plantilla?
R: Técnicamente no hay límite, pero recomendamos máximo 50-60 preguntas para mantener la experiencia del evaluador fluida.

P: ¿Puedo usar la misma plantilla para diferentes tipos de objetos?
R: Sí, pero es mejor crear plantillas específicas por tipo (ej: “Evaluación Edificio Residencial” vs “Evaluación Oficinas”).

P: ¿Qué pasa si subo un Excel con errores?
R: El sistema lo detectará antes de guardar y mostrará un mensaje de error específico. Ningún dato incorrecto se guardará.